Conceitos básicos da gestão de compras

Administração e Gestão

21/07/2015

A função de compras é um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos. A administração de materiais corresponde, no seu todo, ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de todas as tarefas de aquisição, guarda, controle e aplicação de materiais, produtos destinados às atividades operacionais de uma empresa.

Este serviço deve melhorar continuamente na empresa, para ter uma rotatividade de estoque, o atendimento ao cliente, a produtividade da mão-de-obra, a utilização da capacidade, custo de material, o custo do transporte e o custo do sistema. Ou seja, atender o cliente da melhor forma, com o menor investimento em estoque.

Os Objetivos da administração de materiais é prover o material/produto certo, no instante correto e em condições utilizável ao custo mínimo. Como também eliminar da produção todos os itens que não tem boa rotatividade no estoque, ou seja, retirar de movimentação os itens que estão inertes no estoque, sem muita demanda, transferindo, portanto o investimento que ficaria sem movimentação por um período mais longo, por materiais com alta rotatividade.

Uma de suas tarefas mais importantes é conseguir uma economia dos materiais no processo produtivo. Sendo assim, é necessário um bom planejamento de tarefas específicas, veja a seguir:

• Sistema Econômico de transporte;

• Recebimento bem informado: para somente receber o material adequado para empresa;

• Atenção especial para detectar desperdícios mínimos, mas repetitivos;

• Evitar permissão da deteriorização dos materiais;

• Facilitar a reciclagem de todos os materiais de maneira seletiva e proveitosa;

• Controlar perdas nas embalagens de produtos acabados;

• Planejar a reutilização de embalagens;

• Compras eficientes gerando abastecimento com qualidade, pontualidade, condições financeiras e preço baixo;

• Abertura no tratamento com os fornecedores e uma negociação sistemática para o aprimoramento do fornecimento;

• Utilização de novas tecnologias, ainda não dominadas integralmente pela empresa;

• Simplificação do projeto do produto e padronização de seus componentes.

Esses são, portanto, os princípios básicos para que a Administração de Materiais inicie seu processo com eficiência e eficácia. A partir destes conceitos sobre gestão de materiais, você poderá refletir como está sua empresa. É um bom momento para traçar um plano de ação, para melhorar todos esses processos com eficiência e eficácia.

Neste momento cabem algumas reflexões. Será que sua empresa ou na qual você trabalha tem esta mesma percepção sobre os objetivos e tarefas da administração de materiais? Será que não estamos perdendo mercado e clientes por este motivo?

Em uma empresa, o sistema de administração de materiais pode ser dividido em:

1 – Controle de Estoque: (aprovisionamento – identificação, codificação, catalogação e controle de materiais).

2 – Compras e Diligenciamento: Plano de compras baseado no mix de produtos e giro de produtos, aquisição, follow up, arquivo de catálogos, sistema de informações e fornecedores.

3 – Almoxarifado – Depósito – Armazém: Recebimento e inspeção, armazenamento, movimentação e manuseio.

4 – Transporte e Distribuição: Seleção e contratação de transportadoras, distribuição interna ou externa de produtos. A compra faz parte de toda a estrutura da administração de materiais e necessita de estrutura e conhecimento técnico, para interagir com os demais setores da empresa.

A administração dos recursos materiais engloba a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumo final.