Principais Erros na Gestão de Estoque em Pequenas e Médias Empresas de Serviços

Administração e Gestão

16/06/2015

Quando falamos em gestão de estoque, vêm à mente de muitos, aqueles armazéns enormes, como grandes CDs de empresas de varejo, onde tudo é armazenado em pallets, e controlado e identificado via RFID. Inclusive na própria literatura, estes cenários são bem explorados, analisados e diagnosticados, com uma extensa obra para pesquisas.


Porém existe um perfil de pequenas e médias empresas muito pouco explorado, que possuem estoques consideráveis para gerenciamento, como por exemplo, as empresas prestadoras de serviços de manutenção. Estas empresas estão lutando diariamente para se estabelecer no mercado de serviços e poderiam trabalhar muito mais com a gestão de estoques para ter a vantagem competitiva que precisam.


Empresas de pequeno e médio porte, com empreendedores que muitas vezes não possuem o conhecimento necessário em gestão de inventário, com poucos funcionários, um espaço adaptado para o estoque, formam os ingredientes de uma receita que tende a gerar dinheiro parado, peças obsoletas no estoque, perdas e furtos, falta de peças para atendimentos, dificuldade em calcular custo de produtos, não cumprimento de prazos de contrato, entre outros.


Abaixo, listei alguns erros básicos cometidos por estas empresas:

- Estoque gerenciado pelo comprador ou contador: Por ter um número de funcionários reduzidos, a empresa muitas vezes deixa na mão do comprador realizar o planejamento de compras e até o controle de estoque. Muitas vezes, a contabilidade da empresa também é responsável pelo estoque, realizando os fechamentos mensais e as apurações do período. Este erro é um dos principais e mais perigosos a serem cometidos pela empresa. Isso porque, por falta de estrutura ou por não querer contratar um funcionário a mais, deixando o estoque na mão de pessoas não capacitadas para o correto planejamento, pode gerar custos de compras em excesso, grandes divergências no estoque (por não ter quem faça inventário cíclico com frequência), apuração de inventário mal feita, etc.


- Planejamento de Compras feito pelo técnico com acesso ao estoque: este erro é sem dúvida sobre deixar as ovelhas na mão da raposa. O técnico está ali para realizar seu trabalho com a manutenção, para ele, quanto mais peças tiver ao seu dispor, melhor. É quase instintivo que o técnico busque ter mais peças, e mais variado possível em seu estoque, mesmo que a mesma nunca tenha sido utilizada antes. Um bom gestor de estoque tem em mente as técnicas de análise de demanda, consumo padrão e otimização de estoques disponíveis, onde tentará melhorar a oferta do seu estoque, sem causar prejuízo contábil nem gasto com compras desnecessárias.


- Base de dados Inconsistente: O cadastro das peças do estoque feito sem nenhum cuidado é uma inesgotável fonte de prejuízos. É muito comum estes estoques de peças de reposição terem um número alto de SKUs e o mau gerenciamento dessa base de dados pode gerar peças semelhantes com códigos diferentes ocupando espaços diferentes, peças quase obsoletas paradas com substitutas novas girando no estoque; peças com descrições mal feitas, impossibilitando a localização no sistema pelo técnico; peças alternativas mas sem a devida ligação no cadastro, etc. O bom planejamento se inicia com uma base de dados consistente e atualizada, por isso é de extrema importância que o responsável pelo planejamento e gestão do estoque, seja também responsável por cuidar e atualizar da base de dados, e do cadastro de peças.


- Inventário Inconsistente: não realizar um inventário cíclico, definindo a curva ABC e realizando contagens múltiplas ao longo do ano, pode ocasionar grandes dores de cabeça no atendimento técnico, demonstrações e testes. É muito comum achar que apenas o inventário anual é suficiente para garantir um estoque sem divergências, porém também é muito comum que o responsável pelo estoque acabe deixando algumas coisas na cabeça e não transferindo para o sistema, o que pode ocasionar falhas ao longo do ano.


- Sistema Integrado: os sistemas integrados atuais não foram feitos especificamente para planejamento de estoque de peças de reposição, apenas para varejo e fábricas. Deste modo, um bom gestor de estoque preparado para esse tipo de inventário, sabe que não dá para confiar no planejamento feito pelo sistema. Também tem habilidades em EXCEL o suficiente para contornar essa falta de apoio e conseguir realizar com sucesso o planejamento de compra e de demanda.


Conseguir enxergar os erros cometidos na empresa é o primeiro passo para conquistar a vantagem competitiva atrás de uma boa gestão de estoque. É importante também estudar a estrutura organizacional e verificar se há uma pessoa capacitada para gerir o estoque de maneira eficiente e eficaz. Não é impossível que o comprador administre o estoque, porém é muito importante qualifica-lo e deixa-lo ciente da real importância de uma boa gestão de estoque.


Quando se dá o devido valor ao estoque, e como ele representa dinheiro parado na sua empresa, boicotando seus resultados contábeis, percebe-se que ali é possível ter um grande buraco negro comendo seus lucros e resultados.



Referências Bibliográficas

GOMES, Samuel, VAZ, Ricardo Acácio de Paula. Gestão de Estoque nas Micro e Médias Empresas: um estudo de caso na Madeireira Catalana LTDA. Revista CEPPG, Goiás, v.24, p 119-135, 2011.