A comunicação como ferramenta de sucesso na gestão das equipes de projeto

Administração e Gestão

04/06/2015

Olá,

Neste artigo estarei abordando o planejamento e o uso das ferramentas de comunicação nos projetos, pois tratam-se de ações de suma importância que as vezes passam despercebidas e acabam por gerar grande frustração nos membros das equipes e também nos stakeholders.


A fase de execução de um projeto representa um grande desafio em termos de comunicação e, por esta razão, os problemas oriundos da falta de qualidade desta se tornam mais emergentes. Saber lidar com eles é um desafio para o gerente de projetos e é também um fator crítico de sucesso para um bom gerenciamento de projetos.


Antes de tudo é necessário planejar a comunicação e esta deverá ser realizada pelo gestor e pela sua equipe. Portanto o líder deverá pensar nos objetivos, nas reuniões, mensagens, documentos, tipos de mídia que serão utilizadas, temporalidade da comunicação e o arquivamento de todo o conteúdo gerado por estes processos.


As pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões. Elas precisam perceber o que tem que fazer e porque, o seu desempenho em relação ao esperado e a sua situação profissional (VARGAS, 2009).


Pesquisas realizadas pela PM Survey em 2012 com empresas de diversas partes do mundo, apontam a comunicação como principal habilidade necessária e valorizada em gerenciar projetos nas organizações, com 58,3% das citações. Logo abaixo, aparecem liderança com 50% e negociação com 41,5%.


Em contrapartida, outra pesquisa da mesma fonte apresenta a comunicação como principal deficiência dos gerentes de projetos nas organizações, com 41,8% das citações. Percebemos que mesmo conscientes da importância da comunicação, a grande parte das empresas ainda possui funcionários deficientes neste aspecto. Trata-se claramente de falha do topo da gestão, que comete erros no recrutamento, peca no acompanhamento e na capacitação.


Os gestores devem conhecer as ferramentas e utilizá-las de forma construtiva. De nada adiantará uma ferramenta mal utilizada, pois o seu conteúdo pode ser mal interpretado e não alcançar os resultados esperados. A partir de resultados não esperados muitos gestores, até mesmo por falta de conhecimento e experiência, podem pensar erroneamente e disseminar que é a ferramenta que não dá resultados, onde na verdade foi a forma como ela foi utilizada. Por este motivo no momento da utilização da mesma faz-se necessário realizar estudos e descrever os indicadores que serão utilizados como referência para mensurar os resultados das mesmas.


Uma das políticas indispensáveis para o sucesso e a sobrevivência de uma empresa está na decisão de realizar a comunicação de maneira eficiente entre todos os setores. Esta decisão deve ser assumida pela alta administração e repassada de maneira coerente e firme aos colaboradores. Seguindo este raciocínio, concluímos que a comunicação se trata de uma ação que não pode ser deixada em segundo plano.


A comunicação interna eficaz exige a presença de gerentes ou superiores. Segundo Argenti (2006) “quando gerentes de alto nível se isolam física e psicologicamente dos outros funcionários, a comunicação eficaz não acontece.”


Uma maneira eficiente de manter os funcionários motivados e cientes das ações, progressos e atualizações da empresa é realizar reuniões periódicas. Nestas reuniões é muito importante dar oportunidade para os funcionários fazerem questionamentos aos seus superiores. Os participantes devem sentir que a condução da reunião é realizada de maneira motivadora e coerente, ou seja, respeitando horários de início e término, mantendo o foco, permitindo espaço para sugestões e esclarecimentos, registrando em ata as decisões, pendências e tarefas a serem executadas.


As informações acima parecem óbvias, mas na grande parte das empresas a forma como são conduzidas as reuniões gera um clima de frustração em seus participantes, pois saem do foco, não envolvem os participantes corretos, desperdiçam tempo, dinheiro e recursos. Por isso é importante se atentar para estes detalhes, pois reuniões são excelentes ferramentas de comunicação organizacional.


Uma comunicação interna participativa, por meio de todo o instrumental disponível (murais, caixa de sugestões, boletins, terminais de computador, intranet, rádio, teatro, etc.), envolverá o empregado nos assuntos da organização e nos fatos que estão ocorrendo no país e no mundo.


Trabalhada de maneira planejada, a comunicação interna pode trazer diversos benefícios à organização, como por exemplo, fornecer informações sobre novos produtos, novas ações e projetos, incentivar o público interno e desenvolver um clima favorável entre funcionários, chefias e empresa.


No próximo post falaremos sobre os riscos ligados à comunicação.


Um grande abraço e até breve!