Gestão de Controle Interno: Amarração do Sistema

Administração e Gestão

19/11/2013

O sistema de controle interno deve ser elaborado de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência, esse procedimento exige uma série de providências, tais como:


- Conferência independente do registro das transações contábeis, como, por exemplo:

• Transporte dos valores dos documentos para os registros iniciais;

• Transporte dos valores dos registros iniciais para os registros intermediários;

• Transporte dos valores dos registros intermediários para os registros finais;

• Transporte dos valores dos registros finais para o razão geral;

• Somas do razão geral e dos registros iniciais, intermediários e finais;


- Conferência independente dos cálculos, como por exemplo:

• Cálculos da valorização das quantidades de estoques transferidas ou baixadas (matéria-prima transferida para produtos em processo, produtos em processo transferidos para produtos acabados e produtos acabados baixados para custo dos produtos vendidos);

• Cálculos das depreciações;

• Cálculos da correção monetária sobre o ativo permanente e o patrimônio líquido;

• Cálculos das provisões (imposto de renda, férias, 13º salário etc.);

• Cálculos de atualização de dívidas em moeda estrangeira;

• Cálculos de elaboração das notas fiscais de vendas;


- Conferência da classificação contábil de todos os registros finais (ficha de lançamento ou em sistema informatizado de lançamentos contábeis) por um contador;


- Estabelecimento de controles sequenciais sobre as compras e vendas, de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida. Deve ser centralizado o recebimento e aposta uma numeração sequencial nas cotas fiscais de aquisição de fornecedores. A contabilidade deve exercer um controle sobre a numeração sequencial das notas fiscais de compras e vendas, observando se elas estão sendo contabilizadas dentro do regime de competência;


- As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma área controle a outra. Por exemplo, em um sistema de compras e pagamentos, a empresa teria as seguintes áreas e rotinas envolvidas:

Setor requisitante: informa ao setor de compras, por meio de um formulário de requisição, que necessita de determinado bem ou serviço;

Setor de compras: verifica se a requisição do setor requisitante foi devidamente aprovada segundo os limites de competência estabelecidos nas normas internas da empresa, seleciona possíveis fornecedores com base em seu cadastro, faz cotação de preços junto a estes, seleciona o fornecedor que ofereceu as melhores condições comerciais e efetua a compra;

Setor de recepção: recebe os bens e a nota fiscal do fornecedor, confere as quantidades recebidas e se os bens estão em bom estado;

Setor de contabilidade: recebe a nota fiscal do setor de recepção, faz o lançamento contábil (débito em estoque e crédito em fornecedores) e o envia para processamento do setor de computador;

Setor de computador: processa o lançamento contábil e remete os relatórios contábeis para o setor de contabilidade;

Setor de contas a pagar: recebe do setor de contabilidade a nota fiscal, verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepção, confrontando com instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou contrato), enviado diretamente pelo setor de compras, habilitando-a para pagamento;

Setor financeiro: recebe do setor de contas a pagar a nota fiscal, verifica se foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento;

Setor de contabilidade: recebe o processo de pagamento do setor financeiro, verifica se todos os documentos estão em ordem, faz o lançamento contábil (débito em fornecedores e crédito em bancos) e envia para processamento no setor de computador.


Agora analisaremos a possibilidade de algum dos setores mencionados colocarem um documento falso no sistema, com a intenção de se beneficiar posteriormente ao pagamento da mercadoria/produto:

• Setor requisitante: é impossível incluir em qualquer fase do sistema um documento falso, já que esse setor não tem acesso à nota fiscal do fornecedor no processo normal de compra e pagamento;

• Setor de compras: a mesma situação do setor requisitante;

• Setor de recepção: o setor de contas a pagar detectaria, devido ao fato de que existiria uma nota fiscal sem que o setor de compras tivesse enviado o instrumento formalizador da aquisição;

• Setor de contabilidade: o mesmo caso do setor de recepção;

• Setor de computador: o mesmo caso do setor requisitante;

• Setor de contas a pagar: o documento falso até poderia ser pago; entretanto, o setor de contabilidade descobriria essa irregularidade por ocasião da análise da conta de fornecedores, já que não existiria o crédito (registrado pela contabilidade quando do recebimento do bem) para eliminar o débito pelo pagamento;

• Setor financeiro: a mesma situação do setor de contas a pagar.